بخشنامه به كليه دستگاههاي اجرايي مبني بر ايجاد هماهنگي، اتخاذ رويه يكسان، كاهش مكاتبات غيرضرور و تسريع در بررسي مكاتبات با دفتر رييس جمهور

از ارسال مكاتبات و ارجاعات درون سازماني به عنوان پاسخ پي نوشت هاي رياست محترم جمهوري و مكاتبات دفتر رييس جمهور خودداري و صرفاً پاسخ و نتيجه نهايي اقدامات اعلام شود.

پاسخ پي نوشت هاي رياست جمهوري بايد با امضاي بالاترين مقام آن دستگاه باشد.

پاسخ پي نوشت هاي رياست محترم جمهوري و مكاتبات اين دفتر در موارد عادي، فوري، خيلي فوري به ترتيب حداكثر ظرف مدت 10، 7و3روز اداري اعلام گردد. بديهي است در خصوص موارد آني بايد بلادرنگ پاسخ لازم ارايه گردد.

در مكاتبات با توجه به اهميت موضوعات عنوان شده رعايت سلسله مراتب اداري لازم و ضروريست.

در مكاتبات و گزارش هاي كه حاوي چندين صفحه و ضميمه مي باشد ضروري است چكيده اي از آن نيز ارسال گردد.

از ارسال پاسخ نامه هاي مردمي به صورت جمعي (ليست) خودداري گردد. مقتضي است در اينگونه موارد براي هر يك از افراد بايستي نامه اي جداگانه تهيه شود.

در پاسخ نامه هايي كه مربوط به افراد حقيقي مي باشد ضروري است ضمن انعكاس پاسخ نهايي به اين دفتر مراتب در موارد عادي و غير طبقه بندي طي رونوشتي به ذي نفع منعكس گردد.

مكاتبات حاوي يك موضوع و مضمون خاص صرفاً براي يكي از مقامات يا مديران محترم نهاد ارسال شود و از ارسال آن براي ساير مقامات و مديران خودداري گردد.

ترتيبي اتخاذ گردد تا پي نوشت ها و دستورات رياست محترم جمهوري و نامه هاي اين دفتر حسب موضوع در اسرع وقت اقدام و نتايج اقدامات به اين دفتر اعلام گردد. در صورت عدم امكان آن دلايل و مستندات لازم ارايه شود. لازم به ذكر است در صورت عدم رعايت هر يك از موارد فوق ضمن عودت آن مكاتبات، مراتب در ارزيابي عملكرد دستگاه ذي ربط منعكس و طي گزارشي به استحضار رياست محترم جمهوري خواهد رسيد.