آيين نامه اجرايي نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات

الف ـ هدف: در اجراي بند «د» ماده (۲۳) قانون برگزاري مناقصات كه در اين آيين نامه به اختصار «قانون» ناميده مي شود. ضوابط، موازين و معيارهاي نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات به منظور تحقق موارد زير تعيين مي شوند: ۱ - شفاف سازي و اطلاع رساني بهنگام مناقصات. ۲ - رقابت آزاد و رعايت اصل برابري حقوق مناقصه گران. ۳ - ايفاي بهنگام و كامل تعهدهاي طرف هاي مناقصه (مناقصه گزاران و مناقصه گران). ۴ - تسريع در مراحل برگزاري مناقصه.

كاربرد: تمام دستگاه هاي مناقصه گزار موضوع بند ب ماده (۱) قانون، بايد مقررات نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات را در كليه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترك مناقصه رعايت كنند. اين نظام مشتمل است بر: ۱ - اصول، روش ها، مقررات و استانداردهاي مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات. ۲ - نقش ها، تصميم ها و اقدام هاي انجام شده در فرايند برگزاري مناقصه. ۳ - مفاد اسناد مربوط به برگزاري مناقصه از مرحله تأمين منابع مالي تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع رساني آنها.

الف ـ در اين تصويب نامه واژه ها و عبارت هاي زير به جاي واژه ها و عبارت هاي مشروح مربوط به كار مي روند: 1 - قانون: قانون برگزاري مناقصات. 2 ـ سازمان: سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور 3 - مستندسازي: فرايندي كه در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصميم ها و اقدام هاي انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداري مي شوند. 4 - اطلاع رساني: فرايندي كه در آن اطلاعات مقرر در بند «الف» ماده (23) قانون در اختيار عموم قرار داده مي شود. 5 ـ خلاصه اسناد: اطلاعاتي كه به منظور آگاهي مناقصه گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (4) اين آيين نامه ثبت و منتشر مي شود. 6 - نظام اطلاع رساني: سامانه هايي كه به منظور اطلاع رساني مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي شود. 7 - نظام مستند سازي: سامانه هايي كه به منظور مستندسازي مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي شود. 8 - دستگاه مركزي: واحد مركزي دستگاه هاي موضوع بند «ب» ماده (1) قانون كه طبق مقررات وظيفه راهبري واحدهاي تابعه را بر عهده دارند. 9 - بانك اطلاعات مناقصات: سامانه هايي كه مستندهاي الكترونيكي مناقصات در آن نگهداري مي شود. 10 - پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات: سامانه هايي (موضوع بند «ت» ماده «30» اين آيين نامه) كه به واسطه آن، دسترسي به مستندهاي الكترونيكي تمام مناقصات ممكن مي شود. 11 - نشاني: محلي حقيقي يا اعتباري كه براي دريافت و تحويل مراسلات و مكاتبات تعيين مي شود. 12 - فراخوان مناقصه: سندي كه به صورت آگهي يا دعوتنامه، با رعايت ماده (13) قانون، به اطلاع مناقصه گران رسانده مي شود. 13 - آگهي ارزيابي: فراخوان براي ارزيابي كيفي مناقصه گران كه در روزنامه هاي كثيرالانتشار منتشر مي شود. 14 - آگهي مناقصه: فراخوان عمومي كه با رعايت بندهاي «ب» و «ج» ماده (13) قانون، به منظور توزيع اسناد مناقصه آگهي مي شود. 15 - دعوتنامه: فراخواني كه از طريق پست سفارشي، تلكس، پست الكترونيك يا نظاير آن، با رعايت ماده (22) قانون، به نشاني مناقصه گران ارسال مي شود. 16 - استعلام: كاربرگ يا كاربرگهايي است كه به طور يكسان به مناقصه گران ارسال و اطلاعات مورد نياز از آنها دريافت مي شود. 17 - اركان برگزاري مناقصه: عبارتند از مناقصه گزار (موضوع بند «ب» ماده «2» قانون)، كميسيون مناقصه (موضوع ماده «5» قانون)، كميته فني - بازرگاني (موضوع بند «د» ماده «2» قانون)، هيأت ترك مناقصه (موضوع ماده «28» قانون) و هيأت رسيدگي به شكايات (موضوع ماده «7» قانون). 18 ـ بايگاني اسناد مناقصه: فرايندي كه در آن همه اسناد مناقصه به صورت مكتوب و به نحوي مطمئن در دستگاه مناقصه گزار ثبت و نگهداري مي شود. 19 - ثبت: فرايندي كه در هنگام ايجاد يا تغيير داده ها، به ذخيره سازي اطلاعات در بايگاني مكتوب، بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني منجر شود. 20 - مشاور: شخص حقيقي يا حقوقي واجد شرايط براي خدمات مهندسي مشاور و مشاوره فني - بازرگاني مشتمل بر مطالعه، طراحي يا مديريت بر طرح و اجرا و نظارت يا هر نوع خدمات مشاوره اي و كارشناسي (به شرح مندرج در آيين نامه اجرايي بند «هـ» ماده «29» قانون). 21 - مدير طرح: شخص حقوقي كه طي قرارداد مشخص، وظايف مديريت بر انجام تعهدهاي موضوع مناقصه را بر عهده مي گيرد. (براي معاملات كمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقيقي نيز از سوي مناقصه گزار مي تواند انتخاب شود.) 22 - قيمت تراز شده: قيمت متناسب با كيفيت تعيين شده در اسناد مناقصه (موضوع بند «الف» ماده «2» قانون) كه در مناقصات دو مرحله اي با لحاظ نمودن اثر كيفيت در قيمت تعيين مي شود. 23 - جريان اطلاعات: جابجايي داده ها كه موجب ثبت، انتقال و دسترسي به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع رساني مناقصات مي شود. 24 - دوره اطلاع رساني برخط: دوره زماني كه مستندهاي مناقصات در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات به صورت برخط جريان دارد. 25 - پاك كردن: حذف دائمي داده ها از بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني مناقصات. 26 - كنترل خطا: عملياتي كه براي تشخيص و تعيين اختلاف بين مستندها و داده هاي ارسالي و دريافتي در محيط بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني مناقصات انجام مي شود. 27 - دسترسي آزاد: دسترسي بدون رمز عبور، فاقد محدوديت و بدون هزينه تمام متقاضيان به اطلاعات موجود و مورد نياز. 28 - ريسك: متغيري با دو ويژگي احتمال وقوع و تأثير كه مي تواند حصول نيازمنديهاي سامانه را به مخاطره اندازد. 29 - ريسك مستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل دارد. 30 - ريسك غيرمستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل اندك داشته يا فاقد كنترل باشد. 31 - پرهيز از ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي سامانه به منظور پيشگيري از وقوع ريسك به انجام مي رسد. 32 - دفع ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي مجدد سامانه، به منظور پرهيز از تحمل ريسك توسط استفاده كنندگان انجام مي شود. 33 - امنيت اطلاع رساني: ويژگي كه به واسطه آن سامانه اطلاع رساني، عملكرد درست و به صورتي مطمئن (بدون ريسك) داشته باشد. 34 - نقش: مسئوليتهاي مستقيم و غيرمستقيم در نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات. 35 - خروجي: بخشي از اطلاعات كه در يك فرايند توليد، جايگزين يا استفاده شود. 36 - فعاليت: كاري كه در اجراي يك نقش خاص انجام مي شود و به خروجي مي انجامد. 37 - دروازة اطلاع رساني /پورتال: سامانه هايي براي مديريت متمركز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد به كاربران كه از طريق استاندارد نمودن جستجو، ايجاد محتواي اطلاعاتي، تشكيل گروه هاي كاربري هم سنخ و سفارشي كردن نيازهاي اطلاعاتي ايجاد مي شود. 38 - راهنماي كاربرد: سندي كه در آن نقش ها، فعاليت ها، خروجي ها و جريان كار يك فرايند براي كاربران تشريح شده باشد. 39 - كاربرگ /فرم: نوعي صفحه كاغذي يا الكترونيكي مورد استفاده در تنظيم اسناد و اطلاعات قابل ذخيره، كه در روي آن فضاهايي براي وارد كردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد. 40 - ارسال قابل تصديق: ارسال مكاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طريق پست سفارشي، تلگرام، تلكس و نظاير آن (موضوع ماده «22» قانون) كه جز در موارد تغيير نشاني يا محل، متضمن دلايل و نشانه هاي وصول مرسوله باشد. 41 - مدير پايگاه: شخصي كه براي مديريت پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات از سوي سازمان تعيين مي شود.

معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در اين آيين نامه به شرح زير مي باشد: 1 - برخط: Online 2 - نقش: Role 3 - خروجي: Output 4 - ارزيابي كيفي: Pre - qualification 5 - استعلام ارزيابي كيفي: RFQ = Request for Qualification 6 - درخواست پيشنهاد: RFP = Request For Proposal 7 - پيشنهاد فني: TP = Technical Proposal 8 - پيشنهاد مالي: FP = Financial Proposal 9 - فعاليت: Activity 10 - پاك كردن: Erase 11 - كاربرگ: Form 12 - كنترل خطا: error checking 13 - راهنماي كاربرد: OM = operations manual 14 - دروازه اطلاع رساني /پورتال: Portal 15 - نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup 16 - خدمت رسان پست الكترونيك مركزي: Centeral Mail Server

ساير اصطلاحاتي كه در اين آيين نامه به كار رفته، به ترتيب بر اساس قانون برگزاري مناقصات، قانون محاسبات عمومي كشور، قانون تجارت الكترونيك و ساير قوانين تعريف و تفسير مي شوند.

فرايند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد بايد مستندسازي شود اين مراحل عبارتند از: 1 - مستندسازي جلسات مناقصه. ۲ - مستندسازي پيش از فراخوان. ۳ - مستندسازي فراخوان. ۴ - مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها. ۵ - مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه گران. ۶ - مستندسازي گشايش پيشنهادها و تعيين برنده مناقصه در يكي از انواع زير: ۶ - ۱ - مناقصات يك مرحله اي 6 - 2 - مناقصات دو مرحله اي، شامل: 6 – 2 – 1 - مرحله ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها. 6 – 2 – 2 - مرحله ارزيابي مالي پيشنهادها. ۷ - مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه. ۸ ـ مستندسازي دوره اجراي موضوع مناقصه.

ب ـ پياده سازي نظام مستندسازي مناقصات طي ترتيبات زير انجام مي شود: ۱ - مستندسازي مكتوب: شامل تهيه مستندهاي لازم به صورت مكتوب و بايگاني آنها در پرونده هاي مستقل و منظم كه از تاريخ ابلاغ اين آيين نامه بايد اجرا شود. ۲ - مستندسازي الكترونيكي: شامل ثبت نشاني الكترونيكي در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانك اطلاعات مناقصات مي باشد.

خلاصه اسناد مناقصات بايد در بانك اطلاعات و پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات ثبت و اطلاع رساني شود.

در مناقصات مربوط به تدارك و خريد مصالح و تجهيزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحويل، مبلغ يا درصد پيش پرداخت، نوع و مبلغ يا درصد تضمين انجام تعهدات، شرايط بازرسي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد مي باشد.

در مناقصات مربوط به ساخت و اجراي طرحها يا پروژه ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل يا محل هاي اجرا، برنامه ريزي انجام كار، فهرست مقادير كلي، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه يا مسؤوليت نظارت و مديريت، روش پرداخت، الگوي قراردادي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد است.

در مناقصات مربوط به بهره برداري و نگهداري، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذكور در بند «ب»، بايد زمان بندي قرارداد، حدود مسئوليت مالي، مبالغ مشروط و ثابت، تضمين هاي خاص و شرايط ويژه براي تحويل كار ذكر شود.

مناقصاتي كه علاوه بر موارد فوق، تأمين مالي نيز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، بايد شرايط مشاركت و حدود مسئوليت مالي دو طرف قرارداد و كليات تعهدات مالي برنده مناقصه نيز درج شود.

در مناقصاتي كه موضوع معامله تركيب موارد ياد شده باشد، بايد تركيب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.